V mnoha firmách se reporting dělá, protože „se to má“. Týdenní a měsíční výstupy plní složky a schůzky, ale často neplní to hlavní – roli nástroje pro řízení. Až když reporting přestane být ozdobou tabulek a začne sloužit rozhodnutím, ukáže svou skutečnou sílu.
První otázky míří na čísla, často zůstávají bez odpovědi
Když přijdu do firmy, nezačínám porady strategiemi, ale čísly. U obchodu mě zajímá časový vývoj marže. Pak chci vidět, jak se marže rozpadá podle produktů, poboček nebo obchodních týmů. Často se stává, že po několika otázkách dojdou manažerům odpovědi. Ne proto, že by nechtěli, ale protože je systém neumí dát.
A právě to je bod zlomu.
Hledání zdrojů: kdo čísla zná, kde vznikají, kde se ztrácí
Jakmile narazíme na mezeru, začínám pátrat: Odkud bychom čísla mohli získat? Kdo je v terénu nebo vevnitř opravdu zná? Jaké systémy je už dnes drží, ale nikdo je nespojuje? V tu chvíli se stává klíčovým partnerem tým TRITON IT, s nímž prototypujeme první dashboardy a mapujeme, odkud která data získat a jak je napojit.
Od tabulek k nástrojům řízení
Cílem není „mít hezký graf“. Cílem je dát do rukou firmě nástroj, který umožní:
- porovnávat efektivitu jednotlivých týmů a poboček,
- rychle vidět náklady, které „utečou“ standardu,
- identifikovat produkty s podprůměrnou marží,
- odhalit konkrétní slabé články ve výrobě nebo distribuci.
Takový nástroj nevznikne jedním klikem. Musí vyrůst z reálného fungování firmy. Z potřeby, kterou má obchod, provoz, výroba i controlling.
Odhalit atomy problému
Jakmile data skutečně vidíme, a ne jen deklarujeme, začínáme s manažery rozpadat realitu na „atomy“. Kde se berou odchylky? Co způsobuje, že jedna pobočka má o 20 % nižší marži než jiná? Je to strukturou zákazníků? Chováním konkrétního týmu? Logistikou? Cenotvorbou?
Neříkáme si už domněnky. Díváme se do čísel.
Neřeším symptomy, stavím řešení
Když odhalíme, co za problémem skutečně stojí, začneme stavět řešení. Někdy je to reorganizace oddělení. Jindy změna v plánování kapacit výroby. Nebo změna struktury produktů pro daný trh. Někdy je potřeba změnit chování zákazníků pomocí nabídky, která víc odpovídá jejich lokálním potřebám.
Ve všech případech ale platí jedno: pokud firma nemá čísla v reálném čase a ve správném rozlišení, řeší problémy pocitově. A to je luxus, který si firmy ve škálování nemohou dovolit.
Reporting jako stabilní součást řízení
Finálním cílem není, aby firma uměla jednou za rok odpovědět investorům na otázku „co se děje“. Cílem je, aby měla reporting jako stabilní součást vnitřního řízení, od vedení až po liniové manažery.
Firmám pomáhám vytvořit vnitřní systém, který:
- sbírá správná čísla bez zbytečné zátěže lidí,
- umožňuje každému manažerovi rozpoznat výkyv dřív, než se stane problémem,
- dává firmě schopnost řídit se podle reality, ne podle nálady.